Чи обов’язково оцифровувати трудову книжку до 10 червня 2026: що буде, якщо цього не зробити

Опубліковано 19 травня, 2026

Чи обов’язково оцифровувати трудову книжку?

Україна активно просувається у напрямку впровадження цифрового обліку трудової діяльності. Починаючи з 10 червня 2021 року, згідно із Законом № 1217-IX "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі", було офіційно започатковано використання електронних трудових книжок. Перехідний період, відведений на повну реалізацію цих новацій, триватиме п'ять років і завершиться 10 червня 2026 року. Проте у суспільстві досі існують питання щодо обов’язковості цього процесу, а також наслідків для тих, хто не здійснить цифровізацію свого документа до встановленого терміну.

Що таке оцифрування трудової книжки?

Оцифрування трудової книжки є процесом перенесення інформації з паперових документів про трудову діяльність у цифровий формат. Це передбачає створення сканованих копій (бажано кольорових) фізичних трудових книжок та інших документів, що підтверджують стаж (наприклад, дипломів, військових квитків, довідок тощо), для подальшого їх внесення до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України.
Особлива увага приділяється записам, зробленим до 1 січня 2004 року, оскільки з цього часу страховий стаж фіксується автоматично через сплату єдиного соціального внеску. Завершення процедури оцифрування передбачає формування електронної трудової книжки, яка надалі слугує основним джерелом інформації про трудовий стаж особи.

Обов’язково чи ні?

Формально це не є обов’язковою вимогою. Чинне законодавство не передбачає штрафних санкцій або прямої відповідальності за неподання трудової книжки для оцифрування до 10 червня 2026 року. У процесі призначення пенсії Пенсійний фонд усе одно розглядатиме паперові документи як підставу для визначення стажу та інших показників.
Однак рекомендується зробити це, особливо якщо:
  • Ви маєте трудовий стаж, набутий до 2004 року. 
  • Ви плануєте вийти на пенсію у найближчій перспективі. 
  • Ви бажаєте мінімізувати ризики, пов'язані з бюрократичними труднощами, виправленням потенційних помилок у документації чи необхідністю збору додаткових довідок у майбутньому.
Починаючи з 10 червня 2026 року, паперова трудова книжка більше не вважатиметься основним документом. Облік трудової діяльності переходитиме переважно в електронний формат, хоча паперовий оригінал можна буде залишити для особистого користування.

Кому точно варто оцифрувати?

  • Працівникам зі стажем до 2004 року (щоб усі періоди точно відобразилися в реєстрі).
  • Майбутнім пенсіонерам.
  • Тим, у кого трудова книжка містить виправлення, пошкодження чи сумнівні записи.

Кому можна не поспішати?

  • Працюючим пенсіонерам (дані враховуються при перерахунках).
  • Тим, у кого весь стаж після 2004 року (він уже в системі).

Як оцифрувати трудову книжку?

1. Самостійно через портал ПФУ (portal.pfu.gov.ua):
  • Авторизуйтеся за допомогою КЕП, BankID або Дія.Підпис.
  • Перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».
  • Завантажте якісні скан-копії (титульна сторінка + всі сторінки з записами).
2. Через роботодавця - багато компаній організовують колективне оцифрування.
3. Особисто в територіальному органі ПФУ (з документами).
Процес безкоштовний. Після перевірки дані з’являться у вашому особистому кабінеті на порталі ПФУ.

Що буде, якщо не оцифрувати до дедлайну?

  • Якщо не завершити оцифрування до дедлайну, стаж не зникне сам по собі.
  • Пенсію все одно призначать, але процедура може затягнутися через необхідність додаткових перевірок паперових документів.
  • Існує також ризик технічних помилок або втрати частини стажу, якщо дані про нього в реєстрі є неповними, особливо за більш давні періоди.
ПФУ продовжує приймати документи й після 10 червня 2026 року, але краще вирішити питання завчасно.

Переваги електронної трудової книжки

  • Електронний формат надає можливість швидкого та зручного доступу до інформації у будь-який час через онлайн-сервіси.
  • Зменшується ризик втрати, пошкодження чи підробки документа, що забезпечує більшу надійність його збереження.
  • Процес призначення пенсії стає простішим, а в майбутньому може бути повністю автоматизований, що значно прискорить і спростить процедуру.
  •  Для роботодавців зникає потреба в обробці великої кількості паперових документів, що сприяє скороченню бюрократичного навантаження.

Якщо вже пенсія оформлена чи є сенс оцифровувати?

Якщо пенсія вже оформлена, то великої “обов’язкової” потреби оцифровувати трудову книжку зазвичай немає

Але сенс іноді все ж є

Оцифрування може бути корисним, якщо:

  • людина продовжує працювати після пенсії
  • планується перерахунок пенсії
  •  є не врахований стаж
  • записи в трудовій можуть знадобитися пізніше
  • хочеться мати все в електронному вигляді

Коли це особливо актуально

Якщо:

  • у трудовій є помилки
  • частина стажу не врахована
  • підприємства вже ліквідовані
  • були перерви або “старі” записи

Тоді оцифрування може допомогти уникнути проблем у майбутньому.

Висновок

Оцифровка трудової книжки не є обов’язковою процедурою, що передбачає штрафні санкції, проте це розумний і доцільний крок для захисту вашого стажу та спрощення майбутніх пенсійних процедур. Особливо це важливо для тих, у кого є стаж роботи з радянського періоду або початку незалежності України, тому не зволікайте. Уже сьогодні перевірте свій особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду України та, за потреби, подайте необхідні документи.
Якщо ви завершите цей процес до 10 червня 2026 року, отримаєте впевненість у веденні сучасного цифрового обліку вашої трудової діяльності. Паперова трудова книжка при цьому може залишитися у вас як архівний документ.




Якщо виникли запитання пишіть в чаті телеграм каналу